Procfit GmbH - 70 Prozent der Einkäufer investieren in KI – so verändert sich die Beschaffungswelt

2025-11-10

Die Digitalisierung erreicht jetzt auch das Herzstück vieler Unternehmen: den Einkauf. Laut aktuellen Studien setzen bereits rund 70 Prozent der Einkäufer auf künstliche Intelligenz, um Lieferketten zu optimieren, Risiken zu minimieren und bessere Preisentscheidungen zu treffen. KI übernimmt Routineaufgaben, erkennt Abweichungen in Echtzeit und ermöglicht strategischere Entscheidungen, doch das verändert auch die Rolle des Menschen im Beschaffungsprozess. 

KI wird den Einkauf nicht ersetzen, sondern ihn endlich strategisch machen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie künstliche Intelligenz den Einkauf effizienter, datengetriebener und nachhaltiger gestaltet – und warum menschliches Urteilsvermögen dabei unverzichtbar bleibt. 

KI als Treiber eines neuen Einkaufsverständnisses

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeit im Einkauf grundlegend – von der Datenauswertung bis zur Strategieentwicklung. Routineaufgaben wie Angebotsvergleiche, Rechnungsprüfung oder Datenbereinigung laufen zunehmend automatisiert ab. Dadurch gewinnen Einkäufer wertvolle Zeit für strategische Aufgaben. Gleichzeitig liefern KI-Systeme in Echtzeit Auswertungen zu Preisen, Risiken oder Lieferantenperformance und erkennen Abweichungen, die zuvor kaum sichtbar waren. 

Im operativen Bereich sorgt KI für mehr Effizienz und Transparenz, während sie im strategischen Einkauf zum Entscheidungspartner wird. Sie simuliert Szenarien, bewertet Einsparpotenziale und unterstützt bei der Auswahl geeigneter Lieferanten. Die Rolle des Einkaufs verschiebt sich damit deutlich – weg vom reinen Abwickler hin zum datengetriebenen Gestalter der Wertschöpfung. Entscheidend bleibt jedoch: Der Erfolg hängt weniger von der Technologie selbst ab als von der Fähigkeit, sie sinnvoll in bestehende Prozesse zu integrieren und Akzeptanz im Team zu schaffen.

Automatisierung mit Augenmaß – wo KI Grenzen hat

Viele Aufgaben im Einkauf lassen sich heute bereits effizient automatisieren, insbesondere dort, wo große Datenmengen verarbeitet werden. Preisanalysen, Angebotsvergleiche, Rechnungsprüfung, Bedarfsprognosen oder die Klassifizierung von Ausgaben gehören längst zu den typischen Einsatzfeldern. Auch die Risikofrüherkennung und Lieferantenbewertung werden zunehmend KI-gestützt, was zu schnelleren und präziseren Entscheidungen führt. 

Trotzdem bleibt der Mensch unersetzlich. In Verhandlungen, bei der Auswahl strategischer Partner oder in komplexen Entscheidungssituationen zählen weiterhin Erfahrung, Intuition und Beziehungsmanagement. KI liefert Fakten – der Mensch gibt ihnen Bedeutung. Erfolgreiche Einkaufsorganisationen begreifen KI daher nicht als Ersatz, sondern als Verstärker menschlicher Kompetenz: Sie treffen Entscheidungen datenbasiert, aber mit klarem Urteilsvermögen.

Voraussetzungen für verlässliche KI im Einkauf

Damit KI im Einkauf verlässlich funktioniert, müssen drei zentrale Voraussetzungen erfüllt sein: Datenqualität, organisatorische Verankerung und transparente Entscheidungsprozesse. 

Erstens hängt der Erfolg jedes Systems von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Stammdaten, Lieferanteninformationen und Transaktionsdaten müssen vollständig, aktuell und strukturiert vorliegen, sonst liefern auch die besten Algorithmen keine brauchbaren Ergebnisse. 

Zweitens darf KI kein reines IT-Projekt bleiben. Sie muss fest im Einkauf verankert sein, mit klaren Verantwortlichkeiten und enger Zusammenarbeit zwischen Einkauf, IT und Datenmanagement. Schulungen und ein offener Umgang mit den neuen Werkzeugen schaffen Vertrauen und Akzeptanz. 

Drittens braucht es klare Regeln, wann Algorithmen automatisch handeln dürfen und wann menschliche Kontrolle notwendig ist. Nur durch diese Balance entsteht ein verlässliches Zusammenspiel aus Technologie und Verantwortung. 

Der Einkauf der Zukunft – vorausschauend, vernetzt, nachhaltig

Langfristig wird KI den Einkauf strategischer, vernetzter und nachhaltiger machen. Risiken, Engpässe oder Verstöße gegen Nachhaltigkeitsstandards lassen sich so frühzeitig erkennen und gezielt adressieren. 

Auch im Bereich Nachhaltigkeit eröffnet KI neue Möglichkeiten: Sie bewertet automatisch CO2-Emissionen, Materialherkünfte oder Sozialstandards und integriert diese Daten in Beschaffungsentscheidungen. Nachhaltigkeit wird dadurch messbar und wirtschaftlich steuerbar. 

Darüber hinaus kann KI Preisentwicklungen und Marktschwankungen frühzeitig identifizieren, Szenarien simulieren und Handlungsempfehlungen ableiten. Unternehmen gewinnen so an Reaktionsfähigkeit und Stabilität. 

Der Einkauf wird sich damit langfristig vom reaktiven Kostenfaktor zum aktiven Gestalter der Wertschöpfung entwickeln – datenbasiert, vorausschauend und resilient. KI liefert die Basis, doch den Unterschied machen weiterhin die Menschen, die sie verantwortungsvoll einsetzen. 

Über Margot Königshofer

Margot Königshofer ist Gründerin und Geschäftsführerin der Procfit GmbH, spezialisiert auf den Aufbau und die Optimierung von Lieferketten für Startups, junge Unternehmer und Onlinehändler. Mit mehr als 19 Jahren Erfahrung und einem Netzwerk aus 70.000 Lieferanten hat sie über 800 Projekte erfolgreich begleitet. Procfit unterstützt Unternehmen mit einem kompletten Servicepaket für Einkauf und den Aufbau ihrer Lieferketten. Mehr Informationen unter:  https://www.procfit.at/.

Bild : Procfit GmbH